メールの誤送信で最も多い内容は「ファイルの添付ミス」　10人に1人以上が「個人情報の流出」を経験

メール共有・管理システム「メールディーラー」を提供する株式会社ラクス（本社所在地：東京都渋谷区、代表取締役：中村 崇則）は、メールを誤送信した経験または誤送信メールを受け取った経験のある全国の会社員600名を対象に、「メールの誤送信」に関する実態調査を実施しました。

ビジネスシーンにおいて、メールは日々の業務に欠かせないツールとなっています。一方で、メールの誤送信によるインシデントは業種問わず発生しており、個人情報や機密情報の流出、顧客からの信頼失墜といった事態につながるケースもあります。
そこで、「経験したことのあるメールの誤送信の内容」「メールを誤送信したことに気付いたタイミング」「誤送信対策として実施していること」など、実態を調査しました。

送った・受け取ったに関わらずメールの誤送信で経験したことのある内容として最も多かったのは、「ファイルの添付し忘れ」（50.7%）でした。次点で「誤ったファイルの添付」（35.3%）と、添付ファイル関連の回答が続きます。
また、特に顧客からの信用低下リスクが高く注意が必要な「個人情報の流出」は、10人に1人以上が経験していることがわかりました。

自身のメールの誤送信に気が付いたタイミングは、「送信後10秒以内」が17.5%、「送信後1分以内」が38.7%と、半数以上がメール送信直後に気が付いた経験があるとわかりました。
多くのメールソフトには送信取り消し機能が付いており、あらかじめ設定した時間内であれば送信を取り消すことができます。この機能を活用することで、ある程度の誤送信は防ぐことができると言えるでしょう。

メールの誤送信対策として実施している内容としては、「自身での二重チェック（54.0%）」「チェックリストの活用（30.0%）」「上司への確認（24.5%）」といった、人為的な確認が上位を占めました。
これらは取り組みやすい対策ではありますが、担当者の意識に頼りがちになってしまいます。ヒューマンエラーを完全に防ぐことは難しいため、人為的なチェックだけでなく、誤送信防止機能が付いたツールの活用など、誤送信が起きない仕組みを作ることが望ましいでしょう。

今回「メールの誤送信」に関する実態調査を実施した株式会社ラクスは、メールの誤送信防止機能が充実したメール共有・管理システム「メールディーラー」（ https://www.maildealer.jp/ ）を提供しています。info@やsupport@などの共有メールアドレスを利用して、複数名でメール対応にあたっている場合におすすめのシステムとなっています。
誤送信防止に役立つ機能としては、主に以下の機能があります。

◆誤送信チェック
送信しようとしているメールの宛名情報と、過去に送信したメールの宛名情報を自動で照合し、誤送信が疑われる場合にはアラートを表示します。これにより、別の人へのメール誤送信のリスクを低減することができます。

◆添付ファイルの宛先チェック
メールの宛名とファイルの宛名を比較し、添付誤りがないかをプレビュー画面でチェックすることができます。社内向けや別の顧客向けのファイルを誤って送信してしまうリスクを低減します。

◆添付ファイルダウンロードURL化
ファイルを添付せずにダウンロードURL化して送信することが可能です。ダウンロードURL化することで、万が一誤ったファイルを送信してしまった場合でも、ファイルを削除し情報漏えいを防ぐことができます。

◆ダブルチェック（申請・承認）
作成したメールを社内の第三者が確認してから送信するフローにすることで、メールの誤送信リスクを低減します。新人のみダブルチェックを必須化するなど、カスタマイズが可能です。なお、メールのダブルチェックの依頼から文面修正までシステム上で完結するため、文面を別途共有したり口頭で修正箇所を伝えたりする手間がかかりません。

◆送信キャンセル
メールの送信完了から一定時間、送信を取り消すことが可能です。送信直後に間違いに気付いた場合に役立つ機能です。

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