“紙書類”により「柔軟な働き方が阻害された経験がある」が79.4%
生産性向上、働き方改善に向けた必要な取り組み、最多回答は「ペーパーレス化」

「紙に縛られない働き方」プロジェクトを運営する株式会社ラクス（以下、ラクス）、株式会社ビズリーチ（以下、ビズリーチ）、株式会社弁護士ドットコム（以下、弁護士ドットコム）は、 全国のビジネスパーソン1,000人を対象に紙書類に関連する企業実態について共同調査を実施しました。

「紙に縛られない働き方」プロジェクト発足時の2022年1月頃は新型コロナウイルス感染症におけるテレワーク導入、それに伴う業務のITサービス利用の促進、また、デジタル庁の創設や働き方改革などによりデジタル化の機運が高まりつつある状況でした。
一方で、「紙業務」による柔軟な働き方の阻害や生産性低下などの問題を抱える企業が多く存在*¹しており、ペーパーレス化の啓発・支援により、そのような問題を解消することを目的に本プロジェクトは発足しました。

2023年を迎え時代背景も変化し、ニューノーマル（新状態）への転換が求められている昨今。
企業の紙業務による課題、柔軟な働き方の実現や生産性向上に向けてどのような状態となっているのかを明らかにするため本共同調査を実施しました。

※1「紙に縛られない働き方」プロジェクトが2022年1月27日に公開したプレスリリースを参照
https://www.rakus.co.jp/news/2022/0127.html0

ペーパーレス、生産性向上などを目的に「業務のデジタル化」をした方が良いと思うかを調査したところ、 「そう思う」と回答した人は29.0%、「どちらかと言うとそう思う」と回答した人は44.9%となり、合計で73.9%の人が「業務のデジタル化」をした方が良いという回答結果となりました。 業務のデジタル化意向は強い傾向にあります。

ペーパーレス、生産性向上などを目的に「業務のデジタル化」が進んでいると思うか調査したところ、「進んでいない」と回答した人は26.2%、 「どちらかと言うと進んでいない」と回答した人は32.6%となり、「業務のデジタル化が進んでいない」と回答した合計は58.8%になりました。 前設問にてデジタル化意向は強い傾向にあるものの、実際には「業務のデジタル化が進んでいない」結果となっています。

「業務のデジタル化が進んでいる」と前設問で回答した人に、「業務のデジタル化」に取り組んだことにより、取り組み前と比較してどの程度業務時間が削減されたか調査したところ、合計で86.1%の人が1割以上削減されたと回答しています。
ペーパーレス、生産性向上を目的にした「業務のデジタル化」は一定の効果を与えていることも明らかになっています。

「業務のデジタル化」を進める上でハードルとなりそうなもの（なったもの）を調査したところ、最も回答が多かったのは「費用対効果が分からない」となりました。 デジタル化の機運が高まっている昨今において、デジタル化に向けた検討が進んだ結果、費用対効果がハードルなっていることがうかがえます。
次いで回答が多かったのは、「紙書類・ハンコの商習慣が根深い」となりました。当プロジェクト発足時に発表した同調査結果*²では最多回答となっており、引き続き「紙書類」が「業務のデジタル化」が進まない要因となっています。

※2「紙に縛られない働き方」プロジェクトが2022年1月27日に公開したプレスリリースを参照
https://www.rakus.co.jp/news/2022/0127.html0

紙書類に関する業務があるため、コロナ禍の中で昨今導入が進んでいる、ハイブリットワークなどの柔軟な働き方が阻害された経験があるか調査したところ、 「頻繁にある」と回答した人が11.7%、「ときどきある」と回答した人が45.3%、「稀にある」が22.4%となり、合計で79.4%の人が紙書類に関する業務により、 「柔軟な働き方が阻害された経験がある」と回答しました。

紙書類に関する業務を処理するために、一か月あたり合計でどのくらいの時間を要しているか調査したところ、「10時間以上」要している人が55%も存在している事が明らかになりました。 年間換算で120時間以上を費やす計算となり、紙書類による業務負荷が浮き彫りになっています。

会社、部署で生産性向上や働き方の改善に向けて取り組んでいる（取り組もうとしている）ことを調査したところ、最も多い回答は「ペーパーレス化」となりました。 前述してきたような紙業務に関する課題の解消を優先している企業が多く存在している事がうかがえます。
また、「残業防止」「テレワーク（またはハイブリットワーク）」など働き方の改善を主にした項目が上位に並んでいます。

ペーパーレス化（＝紙のデジタル化）により、生産性向上、働き方の改善に向けた取り組みは促進されるか調査したところ、 「促進される」と回答した人が14.4%、「どちらかと言うと促進される」と回答した人が57.1%となり、 合計で71.5%の人が「ペーパーレス化（＝紙のデジタル化）により、生産性向上、働き方の改善に向けた取り組みは促進する」と回答しました。

当社は、20年以上に渡り、ITサービスを通じて国内のデジタル化を継続的に推進し、 企業の成長を支援してまいりました。一方で、今回の調査結果で明らかになった通り、企業の”紙書類”による業務課題は未だ根強く存在しています。 また、当社が展開する「楽楽シリーズ」では、電子帳簿保存法、インボイス制度も重なり、ペーパーレス化の促進は社会課題と言ってもおかしくない状況です。 当社の通常活動による支援に加え、本プロジェクトの推進により、一つでも多くの企業が「紙に縛れた働き方」から脱却し、柔軟な働き方・生産性向上を実現できるよう引き続き取り組んでまいります。

株式会社ビズリーチが運営する「HRMOS（ハーモス）」シリーズは、採用から入社後の活躍までの人事業務支援と従業員情報の一元化・可視化により、データに基づく人財活用を実現するサービスです。 HRMOSシリーズの一つとして展開する勤怠管理システム「HRMOS勤怠」は、紙で行われてきたタイムカードでの勤怠管理や年末調整業務のデジタル化を推進し、 人事業務のデジタル化だけではなく従業員が高い生産性で働ける環境をつくることを支援しています。しかしながら、本調査結果にもあるように、いまだ、企業の人事・労務担当の方と従業員の間では、さまざまな申告・書類提出に、紙書類でのやりとりが多く存在しています。 本プロジェクトを通じて、企業における人事・労務業務のデジタル化を推進し、紙に縛られない働き方の実現を目指します。

紙のデジタル化、弊社で言えば契約書のデジタル化が、日本の生産性向上の意識改革に繋がっていることを嬉しく思います。 ただし、本調査において「紙書類・ハンコの商習慣が根深い」という結果が上位にある点は、まだまだ『契約書の電子化』が道半ばであるという点を改めて認識させられました。 今後、テレワークからハイブリットワークという新たな働き方のフェーズを迎えるタイミングで、日本のさらなる契約書のペーパーレス化を推進していきます。