スーパーマーケット事業を展開するオーケー株式会社、「楽楽精算」の導入を決定　“電子帳簿保存法”対応により、約14,000枚の“紙の証憑”管理／保管をゼロに

経済産業省が発表している『DXレポート ～ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開～』が昨今、話題になっています。
多くの企業がデジタル技術活用の重要性に気が付いていながらも、意思決定ができず、「老朽化」「複雑化」「ブラックボックス化」した既存システムが多く存在しているとしています。また、IT人材が2025年までに約43万人不足すると予測されています。以上のような状況を改善できない場合には、「2025年以降、最大12兆円／年（現在の約3倍）の経済損失が生じる可能性」があるとし、それを「2025年の崖」と警鐘を鳴らしています。

これらのことから、企業側では新たなデジタル技術／サービスを活用しながら柔軟にビジネスの在り方を改革し、生産性を向上させていくことが課題となっている状況です。追い打ちをかけるように、経費精算領域に関しては、2024年1月に義務化*¹となる「改正電子帳簿保存法における電子取引データの保存」、2023年10月開始予定の「インボイス制度」が重なってきます。これらの法改正は対応すべきことが多岐に渡り、処理方法も複雑化するため、多くの経理担当者の負担が増えることが想定されます。

スーパーマーケット大手のオーケーも基幹システム※2の刷新という大きな局面を迎えました。元々経費精算業務に関しても、基幹システムと“紙”の併用を行い運用を続けていましたが、前述した、2024年1月に義務化※2となる「改正電子帳簿保存法における電子取引データの保存」への対応が課題の根底にありました。

（オーケーの経理担当者の声）
「基幹システム※2を利用したフローで経費精算業務を行っていたが、法改正など大きな変革を求められた際、新たな機能を開発をする必要があり、コストや時間も要してしまう。そこで、基幹システム刷新に伴い、経費精算領域は、法改正などへ柔軟に対応できるクラウド型経費精算システムの導入を検討した。」と、オーケーの経理担当者は「楽楽精算」導入のきっかけについて語っています。

■約139店舗から送られる、“紙”の入った段ボール
また、「現状の経費精算フローだと、平均して約14,000枚の“紙”の証憑（請求書や領収書）毎月店舗から本社に段ボールに入れられ送られてくる。現場は“紙”の証憑を台紙に貼る作業が発生し、本社も送られてきた“紙”の証憑を管理／保管する手間が発生している。更なる出店も計画しているので、今後も現在のフローを続けていると“紙”の証憑を保管するスペースも必要になってしまう。」と、危機感を覚えている様子が伺えました。

基幹システムの刷新という背景と、電子帳簿保存法への対応、長期的に考えられる現状の経費精算フローの課題解消に向け、オーケーは「楽楽精算」の導入に至りました。これにより、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」「電子取引データの保存」への対応が可能になります。さらに経費精算業務のデジタル化により、毎月送付されていた約14,000枚の“紙”の証憑の管理・保管から解放されます。

＜店舗側＞
証憑を「楽楽精算」へアップロードして申請するだけで作業が完了します。これにより台紙に“紙”の証憑を貼って本社へ送付する作業が無くなります。

＜本社側＞
店舗からの申請を「楽楽精算」の画面上で確認します。証憑はデータで共有されるため、店舗から送られてくる“紙”の証憑を管理／保管する手間や場所が無くなります。

上記のように店舗／本社とも“紙”に依存した経費精算フローから脱却することで大きな業務改善が期待できます。

累計導入社数No.1※2のクラウド型経費精算システム「楽楽精算」は、従業員規模や業種に関係なく、幅広い企業様にご利用いただており、今後も経理業務がラクになるサービスを提供してまいります。

オーケーは、国道16号線内の1都3県に139店(2022年12月時点)を経営するディスカウント･スーパーマーケットです。経営方針は、『高品質・Everyday Low Price』、経営目標は、『借入無しで年率20%成長を達成する』 です。

ラクスが開発・販売する「楽楽精算」は、交通費、旅費、出張費など、経費にかかわる全ての処理を一元管理できるクラウド型の経費精算システムです。「社員が申請⇒上司が承認⇒経理担当者の精算処理」という一連のワークフローを全て電子化することで、業務効率の改善や、人的ミスの防止を実現します。2022年12月時点で、累計導入社数12,000社を突破しました。また、「紙に縛られない働き方プロジェクト」を推進し、業務のデジタル化による企業の「生産性向上」と「紙に縛られない柔軟な働き方の選択肢」の実現を支援しています。

「楽楽精算」製品サイト　https://www.rakurakuseisan.jp/
「紙に縛られない働き方」特設サイト　https://contents.rakus.co.jp/paperless/

経費精算システム「楽楽精算」などを提供する株式会社ラクス（本社：東京都渋谷区、代表取締役：中村崇則、以下ラクス）は、2023年2月8日(水)に開発本部のエンジニア/デザイナーによる技術領域の取り組みや知見を発信するイベント「RAKUS Tech Conference 2023」を開催いたします。